Jak regulowane są programy wellness?

Nie ma wątpliwości, że programy wellness w miejscu pracy są popularne zarówno wśród pracodawców, jak i pracowników. W 2019 r. 84% pracodawców zatrudniających co najmniej 200 pracowników oferowało programy wellness dla swoich pracowników.

Programy te mają na celu zachęcanie do zdrowych nawyków, takich jak częstsze chodzenie i nauka skutecznych technik radzenia sobie ze stresem, lub zniechęcanie do niezdrowych nawyków, takich jak palenie tytoniu.

Pomimo ich popularności, istnieją obawy, że programy wellness nie są szczególnie skuteczne w obniżaniu kosztów ponoszonych przez pracodawców lub poprawie ogólnego stanu zdrowia pracowników. Ale mają tendencję do zwiększania zadowolenia pracowników z ogólnego pakietu świadczeń.

Istnieją również obawy, że programy odnowy biologicznej, nawet jeśli są starannie zaprojektowane, mogą potencjalnie dyskryminować osoby niepełnosprawne lub osoby z poważnymi schorzeniami.

Chociaż skuteczność i uczciwość programów odnowy biologicznej nadal budzi kontrowersje, istnieją przepisy mające na celu ochronę pracowników. Zasady te zapewniają, że w miarę możliwości programy odnowy biologicznej są niedyskryminacyjne.

W tym artykule wyjaśniono przepisy dotyczące programów wellness.

Prawa, które mają zastosowanie do programów odnowy biologicznej

Szereg federalnych przepisów ustawowych i wykonawczych ma na celu ochronę pracowników i zapobieganie dyskryminacji w miejscu pracy. Zawierają:

• Ustawa o zabezpieczeniach emerytalnych pracowników (ERISA)

• Americans with Disabilities Act (ADA) i obowiązujące wytyczne Komisji ds. Równych Szans Zatrudnienia (EEOC)

• Ustawa o zakazie dyskryminacji informacji genetycznych (GINA)

• Ustawa o przenośności i odpowiedzialności w ubezpieczeniach zdrowotnych (HIPAA)

• Ustawa o przystępnej cenie (ACA)

Istniała już szeroka gama zasad ERISA, ADA/EEOC, GINA i HIPAA mających na celu zapobieganie dyskryminacji i ochronę prywatności pracowników. Ale ACA dodała dodatkowe przepisy dotyczące programów wellness. Z czasem zasady zmieniły się w przypadku niektórych programów wellness, które podlegają przepisom ADA i GINA.

Zasady ACA

Zgodnie z ACA programy wellness są klasyfikowane jako partycypacyjne lub uzależnione od zdrowia. Uczestniczące programy wellness nagradzają pracowników za samo uczestnictwo w programie.

Z drugiej strony, programy odnowy biologicznej uzależnione od stanu zdrowia wymagają od pracownika więcej: aktywnego uczestnictwa w czymś (takim jak wykonanie określonej liczby kroków w ciągu dnia) lub osiągnięcia określonego celu zdrowotnego (takiego jak posiadanie wskaźnika masy ciała). poniżej pewnego progu).

Oba rodzaje programów odnowy biologicznej są dozwolone, ale jeśli pracodawca oferuje program zdrowotny uzależniony od zdrowia, musi zapewnić rozsądną alternatywę dla pracowników, którzy nie są w stanie ukończyć programu.

Zasadniczo wszyscy pracownicy muszą mieć możliwość zdobycia nagród związanych z programem odnowy biologicznej, nawet jeśli nie są w stanie wykonać niezbędnych czynności lub osiągnąć wymaganych wyników zdrowotnych.

W przypadku programów odnowy biologicznej tylko partycypacyjnych ACA nie ogranicza zachęt, które mogą zaoferować pracodawcy. Istnieją jednak ograniczenia dotyczące tego, ile pracownik może zostać wynagrodzony w ramach programu zdrowotnego uwarunkowanego stanem zdrowia (lub ukarany za nieuczestniczenie w programie odnowy biologicznej).

Maksymalna nagroda/kara za programy zdrowotne związane z tytoniem wynosi 50% całkowitego kosztu grupowego ubezpieczenia zdrowotnego w ramach planu zdrowotnego pracodawcy. W przypadku wszystkich innych programów zdrowotnych uzależnionych od stanu zdrowia maksymalna nagroda/kara wynosi 30% całkowitego kosztu ubezpieczenia zdrowotnego.

Zasady ADA, GINA i EEOC

Pojawiły się jednak obawy, że wymaganie od pracowników odpowiedzi na pytania związane z niepełnosprawnością lub poddania się badaniom zdrowotnym – nawet w ramach programu odnowy biologicznej tylko partycypacyjnego – może naruszyć ochronę przed dyskryminacją w ADA i GINA.

ADA i GINA wymagają, aby udział w jakimkolwiek programie odnowy biologicznej był dobrowolny. W 2016 r. AARP pozwała EEOC, twierdząc, że programy wellness, które obejmowały badania biometryczne lub ocenę ryzyka zdrowotnego, stanowią potencjalną ingerencję w prywatność.

Zauważyli również, że uczestnictwo nie było tak naprawdę „dobrowolne”, jeśli pracownikom groziły znaczne kary finansowe za rezygnację z programu wellness.

W 2017 roku sędzia orzekł na korzyść AARP. Chociaż EEOC początkowo poprosił o trzy lata na napisanie nowych zasad, sędzia odstąpił od istniejących zasad od stycznia 2019 r. dla programów wellness podlegających ADA i GINA.

Chociaż nie wpłynęło to na inne programy zdrowotne, orzeczenie oznaczało, że maksymalna kara / zachęta w wysokości 30% składek na ubezpieczenie zdrowotne nie będzie miała zastosowania do programów odnowy biologicznej, które obejmowały badania biometryczne lub ocenę ryzyka zdrowotnego.

Najbezpieczniejszą drogą dla pracodawców od 2019 roku było unikanie kar/zachęt na programy zdrowotne, które obejmowały badania biometryczne lub ocenę ryzyka zdrowotnego, i stosowanie kar/zachęt tylko w przypadku innych programów wellness, które nie podlegają ADA lub GINA.

Na początku 2021 r. EEOC zaproponowało nowe zasady programów wellness podlegających ADA lub GINA. Nowe przepisy wymagały, aby te programy odnowy biologicznej miały jedynie de minimus (minimalne) zachęty, takie jak butelki z wodą lub koszulki.

Jednak w ciągu kilku tygodni zaproponowane zasady zostały wycofane i może być w połowie 2022 r., zanim nowe zasady zostaną opublikowane. W związku z tym na razie nie ma oficjalnych wytycznych EEOC dotyczących struktury kar i zachęt dla programów wellness obejmujących badania biometryczne lub ocenę ryzyka zdrowotnego.

Jednak zasady, które zostały tymczasowo zaproponowane przez EEOC na początku 2021 r., zapewniają wgląd w to, w jaki sposób agencja może regulować programy zdrowotne w przyszłości. Prawdopodobnie będą wymagać bardzo małych zachęt do uczestnictwa, aby programy wellness zachowały swój „dobrowolny” status, jeśli podlegają ADA lub GINA.

Jak programy wellness współdziałają z ustaleniami dotyczącymi przystępności cenowej ubezpieczenia zdrowotnego

Zgodnie z ustawą o przystępnej cenie, duzi pracodawcy są zobowiązani do zapewnienia ubezpieczenia zdrowotnego swoim pełnoetatowym pracownikom, którzy pracują 30 lub więcej godzin tygodniowo. A zasięg musi zapewniać minimalną wartość (tj. być dość obszerny) i być uważany za przystępny cenowo.

Programy odnowy biologicznej często zawierają zachętę finansową powiązaną z kosztem ubezpieczenia zdrowotnego pracownika. Pojawiły się więc pytania o to, w jaki sposób programy zdrowotne będą współdziałać z obliczeniami, aby ustalić, czy plan zdrowotny pracodawcy zostanie uznany za przystępny.

W 2015 r. IRS wydał wytyczne w tej sprawie. Krótko mówiąc, przepisy mówią, że w przypadku niedyskryminującego programu zdrowotnego związanego z tytoniem (takiego jak uczestnictwo w zajęciach z zaprzestania palenia tytoniu) pracodawca może wykorzystać koszt ubezpieczenia po uwzględnieniu zgodności z programem zdrowotnym, aby ustalić, czy plan zdrowotny spełnia zasady przystępności cenowej.

Ale w przypadku programów odnowy biologicznej, które nie są związane z używaniem tytoniu, pracodawca musi wykorzystać regularny koszt planu zdrowotnego (tj. bez żadnych zniżek uzyskanych dzięki uczestnictwu w programie odnowy biologicznej), aby ustalić, czy plan zdrowotny jest uważany za przystępny.

Jest to ważne, ponieważ programy wellness mogą obniżyć koszty ubezpieczenia zdrowotnego pracownika. Gdyby pracodawcom pozwolono obliczyć przystępność cenową w oparciu o założenie, że wszyscy kwalifikujący się pracownicy z powodzeniem uczestniczyliby w dowolnym dostępnym programie odnowy biologicznej, mogłoby to przedstawiać wypaczone wrażenie przystępności planu zdrowotnego pracodawcy.

Pracodawcy mogą przyjąć to założenie w odniesieniu do niedyskryminujących programów wellness związanych z tytoniem. Ale w przypadku innych programów wellness pracodawcy muszą opierać obliczenia przystępności na regularnej składce na ubezpieczenie zdrowotne bez uwzględniania zniżek, które można uzyskać za pośrednictwem programu wellness.

Jeśli pracownik uczestniczy w programie wellness i w rezultacie otrzymuje niższą składkę na ubezpieczenie zdrowotne, jest to premia. Ale pracodawca musiałby zapewnić, że ubezpieczenie zdrowotne jest przystępne nawet bez programu wellness lub ryzykować karę na podstawie mandatu pracodawcy.

Streszczenie

Programy odnowy biologicznej pracowników podlegają przepisom i regulacjom, które mają na celu zapobieganie dyskryminacji osób niepełnosprawnych lub poważnych schorzeń. Zasady te dotyczą konieczności dostarczania informacji zdrowotnych lub poddania się badaniom przesiewowym oraz jakie zachęty mogą być oferowane.

Jeśli Twój pracodawca oferuje program odnowy biologicznej i chętnie w nim uczestniczysz, może się okazać, że pomoże Ci on na bieżąco z celami dotyczącymi zdrowia i sprawności. W zależności od struktury programu może się również okazać, że istnieją zachęty finansowe – w tym tańsze ubezpieczenie zdrowotne – które sprawiają, że warto wziąć w nim udział.

Ale jeśli uważasz, że program Twojego pracodawcy dyskryminuje pracowników niepełnosprawnych lub może zagrażać Twojej prywatności, możesz poprosić o rozsądną alternatywę. Możesz być w stanie osiągnąć porozumienie z pracodawcą w sprawie szczegółów alternatywnego programu odnowy biologicznej, który spełni Twoje potrzeby i nadal pozwoli Ci otrzymywać zachęty oferowane przez pracodawcę.

W ostateczności, jeśli uważasz, że dostępny program wellness jest dyskryminujący, a Twój pracodawca nie zapewni alternatywy, możesz wnieść oskarżenie o dyskryminację do EEOC i poprosić go o zapoznanie się ze szczegółami.