Najlepszy system organizowania i przechowywania dokumentów szkolnych

Narzędzia potrzebne do organizowania dokumentów szkolnych

Organizacja zaczyna się od posiadania wygodnego systemu przechowywania, który jest łatwy w użyciu. Będziesz potrzebować czegoś, w czym zmieścisz całą papierkową robotę, którą musisz zachować. Oto parę sugestii:

• Przenośny pojemnik na akta, w którym mieszczą się teczki wiszące
• Wisząca teczka dla każdego dziecka
• 2 dodatkowe zawieszki
• Koperty 10-calowe na 13-calowe

Etykieta 3 Wiszące Teczki dla Każdego Dziecka

Użyj tych etykiet na swoich wiszących etykietach na akta:

Podejmij działanie/podpisz: ten folder będzie przeznaczony na formularze, które należy podpisać, takie jak odcinki uprawnień, które należy zwrócić, prośby nauczycieli, ogłoszenia PTA i ulotki o wydarzeniach, które należy dodać do kalendarza.

Przechowywanie krótkoterminowe: ten plik dotyczy formularzy lub informacji, których nie musisz przechowywać na zawsze, ale będziesz musiał się do nich odwołać w najbliższej przyszłości. Na przykład informacje o zbliżającej się wycieczce w terenie, zawierające listę tego, co ma przynieść Twoje dziecko, lub nadchodzącą szkolną ulotkę karnawałową.

Przechowywanie długoterminowe (jedna etykieta na imię każdego dziecka): Ten folder jest przeznaczony na specjalne dokumenty każdego dziecka, sprawozdania z postępów, wyniki testów, nagrody, certyfikaty lub programy z przedstawień szkolnych lub wydarzeń muzycznych.

Umieść pliki w przenośnym pojemniku na dokumenty

Teraz, gdy Twoje pliki są oznaczone, nadszedł czas, aby je odłożyć. Dodaj wiszące pliki do przenośnego pojemnika na dokumenty. Przechowuj kosz w centralnym miejscu, takim jak kuchnia lub domowe biuro. Sekretem organizacji papierkowej jest posiadanie miejsca na odłożenie papieru.

Wybierz lokalizację dla Organizatora

Ten system przechowywania będzie zawsze pod ręką, więc możesz wybrać taki, który Ci się spodoba. Najlepiej umieścić go najpierw w miejscu, gdzie zwykle gromadzą się te szkolne papiery.

Gdy przyzwyczaisz się do systemu, możesz przenieść go w inne miejsce, które lepiej nadaje się do sortowania i przechowywania dokumentów każdego dnia.

Posortuj swoje stosy papierkowej roboty

W ciągu tygodnia, gdy Twoje dziecko przyniesie Ci stosy szkolnych papierów, po prostu wrzuć je do odpowiedniego wiszącego folderu.

Naucz swoje dzieci samodzielnego porządkowania dokumentów.Niech wyjmą pracę domową i przekażą dokumenty, które musisz sprawdzić.

Jak przejrzeć swoją papierkową robotę i podjąć działania

Teraz, gdy dokumenty są uporządkowane, będziesz musiał ustalić procedurę sprawdzania każdego pliku.

Codziennie sprawdzaj plik działania/podpisywania. Każdego wieczoru przejrzyj dokumenty w pliku podejmij działanie/podpisz. Podpisz wszystkie formularze i karty zezwoleń i włóż je do plecaka dziecka. Dodaj nowe spotkania, koncerty lub wydarzenia do swojego kalendarza. Gdy to zrobisz, umieść formularz w pliku do przechowywania krótkoterminowego, aby móc z niego skorzystać w przyszłości, lub oddaj go do recyklingu.

Regularnie przeglądaj plik przechowywania krótkoterminowego. W razie potrzeby przejrzyj dokumenty w pliku przechowywania krótkoterminowego. W dniu wycieczki dowiesz się, gdzie znaleźć ulotkę ze szczegółami i instrukcjami. Gdy wydarzenie nadejdzie i minie, wyrzuć formularz do kosza na śmieci.

Przechowuj rzeczy do zapisania w pliku długoterminowym. Wszystko, co chcesz zapisać, trafia do długoterminowego pliku każdego dziecka.

Organizowanie pamiątkowych dokumentów

Pod koniec każdego semestru lub roku szkolnego weź z akt każdego dziecka dokumenty, które są specjalne dla Ciebie lub Twojego dziecka. Umieść je w kopercie o wymiarach 10 na 13 cali z imieniem dziecka i rokiem szkolnym zapisanym z przodu.

Przechowuj koperty w szufladzie lub koszu. Masz teraz specjalne papiery, nagrody i certyfikaty dla każdego dziecka zorganizowane według roku szkolnego bez dodatkowej pracy.

Bieżąca konserwacja organizacji dokumentów szkolnych

Jest to proste rozwiązanie do organizowania dokumentów szkolnych, które samo się utrzymuje, pod warunkiem, że będziesz regularnie ćwiczyć dyscyplinę zgodnie z przedstawionymi krokami. Okresowa wymiana pilników wiszących może okazać się konieczna ze względu na zużycie eksploatacyjne.

Trzymaj się tego systemu, aby bałagan papierkowy nie zawładnął Twoim domem.