Jak uzyskać kopie dokumentacji medycznej?

Przeglądanie dokumentacji medycznej to nie tylko mądra rzecz, ale masz do niej prawo. Umożliwia aktualizowanie wszelkich informacji, które mogą być istotne dla Twojej opieki lub zapytanie lekarza o receptę lub wyniki badań, których brakuje lub są nieprawidłowe.

Historycznie, dokumentacja medyczna była prowadzona i utrzymywana przez świadczeniodawcę podstawowej opieki zdrowotnej. W ostatnich latach pojawił się trend, w którym pacjenci biorą odpowiedzialność za przechowywanie i prowadzenie własnej dokumentacji medycznej.

Jeśli nie jesteś w systemie opieki zdrowotnej, który zapewnia dostęp do Twojej elektronicznej dokumentacji medycznej (EMR), będziesz musiał podjąć kroki w celu uzyskania kopii dla siebie.

Kto może poprosić o dokumentację medyczną?

Chociaż mają na celu ochronę Twojej prywatności, przepisy HIPAA są tak obszerne, że wielu dostawców wciąż nie ma pewności, jak je egzekwować. Czasami może to utrudnić uzyskanie twoich danych, nawet jeśli masz do nich pełne prawo.

Zgodnie z ustawą HIPAA masz prawo zażądać dokumentacji medycznej w następujących okolicznościach:

• Jesteś pacjentem lub rodzicem lub opiekunem pacjenta, którego dokumentacja jest wymagana.
• Jesteś opiekunem lub adwokatem, który uzyskał pisemną zgodę pacjenta. W niektórych przypadkach świadczeniodawca zapewni formularz zgody, który pacjent musi wypełnić.

Wiele osób zakłada, że ​​tylko oni lub osoby przez nich wyznaczone mogą uzyskać kopie ich dokumentacji medycznej. Zgodnie z prawem istnieją inne osoby lub organizacje, które również mogą mieć prawo.

Dotyczy to nie tylko świadczeniodawcy podstawowej opieki zdrowotnej, ale także podmiotów zewnętrznych, którym świadomie lub nieświadomie przyznałeś prawo podczas podpisywania formularza przyjęcia lub rejestracji pacjenta. Obejmują one nie tylko lekarzy, ale także organizacje, takie jak firmy ubezpieczeniowe, szpitale, laboratoria, domy opieki, ośrodki rehabilitacyjne i dostawcy usług rozliczeniowych.

Obecnie niektórzy ludzie proszą nawet o udostępnianie swoich informacji medycznych aplikacjom mobilnym (takim jak te, które monitorują zdrowie serca lub cukrzycę). Zgodnie z ustawą HIPAA masz prawo zażądać tego, przy założeniu, że dostawca opieki zdrowotnej, który udostępnia informacje, nie ponosi odpowiedzialności za sposób, w jaki dostawca aplikacji mobilnej wykorzystuje lub zabezpiecza Twoje dane.

W tym celu w Twoim interesie jest przeczytanie wszelkich dokumentów rejestracyjnych lub dotyczących przyjmowania leków, aby w pełni zrozumieć prawa, które przyznajesz i komu Twoje dane mogą być udostępniane.

Jakie zapisy można dostarczyć

Chociaż masz prawo do większości swojej dokumentacji medycznej, istnieją niektóre, których świadczeniodawcy mogą odmówić. Wiek określonego zestawu dokumentacji może również wpływać na możliwość ich uzyskania – większość dostawców, w tym świadczeniodawcy, szpitale i laboratoria, są zobowiązani do przechowywania dokumentacji medycznej osób dorosłych przez co najmniej sześć lat, chociaż może się to różnić w zależności od stanu.

Okres przechowywania ewidencji dla dzieci jest również regulowany. W zależności od stanu, akta dziecka muszą być przechowywane przez trzy do 10 lat powyżej wieku 18 lub 21 lat.

Jeśli szukasz konkretnych badań laboratoryjnych lub dokumentacji przyjęć do szpitala, często najlepiej jest poprosić o nie laboratorium lub szpital, a nie lekarza podstawowej opieki zdrowotnej. Prawdopodobnie będą one bardziej kompletne i mogą być nawet przechowywane przez dłuższy czas niż prywatna praktyka medyczna.

Rejestry, które Twój dostawca może odmówić

Istnieją zapisy, do których możesz nie mieć dostępu. Obejmują one przede wszystkim dokumentację zdrowia psychicznego, dla której notatki świadczeniodawcy można uznać za „wrażenia”, a nie diagnozy. Argumentowano, że ujawnienie tych danych może zaszkodzić relacji lekarz-pacjent lub zostać źle zrozumiane, gdy zostanie wyrwane z kontekstu.

Mając to na uwadze, dostawca nie może odmówić Twojej prośbie, ponieważ może to zranić Twoje uczucia. Można zaprzeczyć tylko wtedy, gdy ujawnienie informacji może zmusić Cię do wyrządzenia krzywdy sobie lub innym. W przypadku odmowy, odmowę należy dostarczyć na piśmie.

Zgodnie z prawem istnieją pewne przypadki, w których informacje o Twoim zdrowiu mogą zostać utajnione, chociaż te ograniczenia podlegają szerokiej interpretacji. Obejmują one:

• Notatki z psychoterapii; są to notatki sporządzone przez świadczeniodawcę i mogą nie być uwzględnione w Twojej dokumentacji medycznej
• Informacje, które zostały zebrane do wykorzystania w procesie sądowym

Jeśli uważasz, że niesłusznie odmawia się Ci dostępu do określonej dokumentacji medycznej, możesz złożyć skargę do Biura Praw Obywatelskich (OCR) w Departamencie Zdrowia i Opieki Społecznej. Możesz zrobić to samo, jeśli Twoja tajemnica lekarska została naruszona.

Jeśli OCR uzna, że ​​Twoja skarga jest uzasadniona, poinstruuje świadczeniodawcę lub placówkę o podjęciu działań naprawczych lub wyegzekwowaniu ugody w przypadku rzeczywistej szkody. Reklamację należy złożyć w ciągu 180 dni od naruszenia.

Prawo zabrania również działań odwetowych ze strony podmiotu objętego ubezpieczeniem w przypadku złożenia skargi, takich jak zakończenie świadczenia usług lub wzrost kosztów usług.

Jak poprosić o dokumentację medyczną

Większość przychodni lub placówek poprosi Cię o wypełnienie formularza, aby poprosić o dokumentację medyczną. Ten formularz wniosku można zwykle odebrać w biurze lub dostarczyć faksem, pocztą lub pocztą elektroniczną.

Jeśli urząd nie ma formularza, możesz napisać pismo, aby złożyć wniosek. Pamiętaj, aby uwzględnić:

• Twoje imię
• Numer ubezpieczenia społecznego
• Data urodzenia
• Adres i numer telefonu
• Adres e-mail
• Lista żądanych rekordów
• Terminy służby
• Możliwość doręczenia (faks, poczta, e-mail, osobiście)
• Podpis

Po złożeniu prośby może być konieczne poczekanie, zanim rekordy zostaną faktycznie odebrane. Przepisy stanowe różnią się, ale zazwyczaj wymagają dostawy w ciągu 30 do 60 dni. Zachowaj kopię oryginalnego wniosku i skontaktuj się z Departamentem Zdrowia swojego stanu, jeśli nie otrzymasz dokumentów po wielokrotnych próbach.

Koszt usługi

Pamiętaj, że możesz być zmuszony pokryć koszty dokumentacji medycznej, jeśli chcesz, aby była ona dostarczana w formie papierowej, faksem lub za pośrednictwem mediów elektronicznych. Chociaż cena może się różnić, musi być rozsądna.

Co więcej, masz prawo do dokumentacji, nawet jeśli nie zapłaciłeś świadczeniodawcy lub placówce za wykonanie procedury. Zapisy nie mogą zostać zatrzymane z powodu braku płatności i nie możesz zostać obciążony wygórowaną opłatą w celu zrekompensowania braku płatności za usługi. Jeśli pieniądze są należne, świadczeniodawca lub placówka może skorzystać ze sposobów windykacji, takich jak postępowanie sądowe lub usługi windykacyjne.

Dla świadczeniodawcy, który nie prowadzi już praktyki

Jeśli Twój świadczeniodawca przechodzi na emeryturę lub nie prowadzi już praktyki, cała dokumentacja medyczna musi być nadal prowadzona zgodnie z prawem. Dotyczy to nawet sytuacji, w której świadczeniodawca zmarł lub rozwiązał praktykę bez sprzedaży.

Zgodnie z prawem dokumentacja medyczna powinna zostać przekazana innemu świadczeniodawcy, który zgadza się przyjąć odpowiedzialność. Jeśli nie można znaleźć dostawcy, zapisy mogą zostać zarchiwizowane w renomowanej komercyjnej firmie magazynowej.

Podobnie, jeśli Twój lekarz opuścił praktykę, ale praktyka nadal działa, Twoje rejestry muszą być prowadzone przez pozostałych członków. Jeżeli gabinet został sprzedany, nowy gabinet będzie odpowiedzialny za prowadzenie ewidencji i ponosi odpowiedzialność w przypadku zagubienia ewidencji lub niewłaściwego postępowania z ewidencją.

Odnalezienie danych może czasami stanowić wyzwanie, szczególnie jeśli biuro dostawcy opieki zdrowotnej było zamknięte bez żadnych szczegółów dotyczących przekazywania. W tym przypadku możesz zrobić kilka rzeczy:

• Skontaktuj się ze swoim stanowym lub lokalnym towarzystwem medycznym. Wiele z tych organizacji wymaga corocznej rejestracji, najprawdopodobniej będą miały najnowsze dane kontaktowe.

• Porozmawiaj ze swoją firmą ubezpieczeniową. Jeśli świadczeniodawca jest nadal zatwierdzonym świadczeniodawcą, Twój ubezpieczyciel będzie miał dane kontaktowe.

• Skontaktuj się z każdym szpitalem, w którym Twój lekarz przeprowadził obchód. Szpitale wymagają od świadczeniodawców poddania się formalnemu procesowi uzyskania przywilejów szpitalnych. Działy zasobów ludzkich zazwyczaj posiadają szczegółowe informacje w swoich aktach.

Jeśli wszystko inne zawiedzie, może być konieczne zrekonstruowanie pliku, kontaktując się z różnymi laboratoriami, szpitalem lub specjalistami, z których korzystałeś. Twoi ubezpieczyciele zdrowotni, zarówno przeszli, jak i obecni, mogą dostarczyć Ci szczegółowe informacje na temat wszelkich roszczeń złożonych w Twoim imieniu.

Poprawianie błędów

Po uzyskaniu kopii dokumentacji medycznej przejrzyj ją dokładnie. Jeśli znajdziesz błędy lub pominięcia, będziesz chciał je natychmiast poprawić, aby upewnić się, że nie zagrażają Twojej przyszłej opiece.

Większość dostawców zgodzi się na poprawienie błędów rzeczowych lub wyśledzenie raportów, które powinny zostać zachowane w Twoim pliku.

Nie dotyczy to jednak różnic zdań, co do których Twój lekarz ma prawo wyrazić opinię medyczną. Obejmuje to uwagi dotyczące czynników przyczyniających się do choroby (takich jak alkoholizm lub HIV), których nie wolałbyś mieć w swojej dokumentacji medycznej. Zmiana lub pominięcie zapisów byłoby nie tylko problematyczne etycznie, ale mogłoby narazić świadczeniodawcę na działania prawne.

Mając to na uwadze, jeśli uważasz, że odmowa korekty jest niesprawiedliwa lub naraża Cię na niebezpieczeństwo, złóż skargę do OCR, szczegółowo opisując spór. Mogą przejrzeć dowody i zdecydować, czy korekta jest uzasadniona.

Wiedza o tym, co znajduje się w Twojej dokumentacji medycznej, może być tak samo ważna, jak wizyta u lekarza. Jeśli masz dostęp do elektronicznej dokumentacji medycznej, sprawdź ją po każdej wizycie lub wizycie lekarskiej. Pozwala na dokonywanie korekt w razie potrzeby i bardziej aktywny udział, jeśli i kiedy konieczne jest leczenie.